Objectifs et enjeux
L'objectif est de mettre en place une plate-forme d’archivage électronique intermédiaire départementale et d’offrir aux institutions publiques landaises, un service centralisé permettant la dématérialisation complète de tous les documents, de les archiver mais également de gérer ces archives intermédiaires, leur délai de garde, leur tri, la destruction des documents après visa des Archives départementales… et l’envoi aux archives départementales pour l’archivage légal définitif.
Cette plate-forme est complétée en amont d’une solution de GED (gestion électronique des documents). Cette GED permet d’organiser le travail en automatisant le processus (notamment la création des métadonnées) et de gérer le classement des documents avant le transfert des documents vers la plate-forme d’archivage intermédiaire.
Ce projet n’a vraiment de sens que par un travail collaboratif qui permet la mutualisation des savoir-faire et des compétences. Pour cela l’ALPI s’est associée aux archives départementales des Landes ainsi qu’au centre de gestion de la fonction publique territoriale des Landes (avec son service archives).
Cette plate-forme présentera de nombreux avantages pour les institutions publiques. D’une part, elle sera une centralisation des documents électroniques à conserver à cours ou à moyen terme. Elle permettra une gestion des cycles de vie, de la sécurité (horodatage ; gestion des droits d’accès ; suivi des logs et connexions : productions, ré-envoi, consultation ; administration à plusieurs niveaux : groupes d’utilisateurs), et signature électronique dans une perspective d’archivage légal. Elle permettra une traçabilité des documents archivés, ainsi qu’une recherche des documents (par mot clé ou plein texte), elle transformera directement les documents dans un format recommandé pour l’archivage (PDF/A-1, JPEG, XML, etc.), elle fera preuve d’interopérabilité et d’évolutivité et permettra la réversibilité des documents archivés. L’archivage électronique permettra également une maîtrise de coûts du fait de la mutualisation des investissements.
De même, elle propose les principales fonctionnalités recherchées lors du déploiement d’une plate-forme d’archivage électronique multi-collectivités. Ces fonctionnalités sont les suivantes:
- le dépôt de documents émanant de divers circuits ;
- la consultation en ligne ;
- le suivi et la traçabilité ;
- l’indexation et / ou la classification ;
- l’accès, le contrôle et le partage ;
- le stockage et la gestion ;
- la sécurisation des flux d’archivage ;
- la signature électronique ;
- l’horodatage.
La plate-forme sera donc alimentée par un certain volume de données constituées des différents documents provenant des différentes institutions publiques adhérentes de l’ALPI. On compte parmi ces données tous les documents dématérialisés cités préalablement tels que les actes dématérialisés soumis au contrôle de légalité, les marchés publics dématérialisés, la paie, les titres et mandats, des bases de données, des courriels, etc.